Toplantı Tarihi
Kooperatiflerin olağan genel kurul toplantıları her yılın ilk 6 ayı içinde (Haziran ayı sonuna kadar) ve en az yılda bir kere yapılması zorunludur. Olağanüstü toplantılar her zaman yapılabilir.

* Olağan genel kurul toplantısını ilk 6 ay içinde yapmayan kooperatifler hakkında Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulmaktadır.

Ortaklara Çağrı
Genel kurul toplantısı için ortaklara yapılacak olan çağrı toplantı gününden en az 30 gün önce ve en çok 2 ay içinde yapılmış olması gerekmektedir. Çağrıda, birinci toplantıda çoğunluk sağlanamadığı takdirde, yapılacak olan sonraki toplantının tarihi, saati ve yeri açıklanarak yeni bir bildirime gerek kalmaksızın bir defada ortaklara duyuru yapılabilir. Toplantının ertelenmesi durumunda toplantılar arasında en az 7 ve en fazla 30 gün süre bulunması gerekir.

* İkinci toplantı için Müdürlüğümüze ikinci bir dilekçe ile yeniden temsilci isteminde bulunulması gerekmektedir. Sürelerin hesabında duyuru ve toplantı günleri hesaba katılmaz.

Kooperatif Genel Kurullarına Temsilci Talebinde İstenilen Belgeler
Aşağıda belirtilen evraklar genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önce İl Müdürlüğüne teslim edilmeli ve bilgilerin tamamının eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulması gerekmektedir.

Dilekçe (Dilekçe Örneği)         
Dilekçe Ekleri

1. Çağrı İçin Alınan Kararın Örneği (Yönetim Kurulu Karar Defterinden Fotokopi)
2. Genel Kurul Toplantı Gündemi
3. Temsilci Ücretinin Yatırıldığını Gösterir Dekont
4. Çağrıyı Yapanların Yetkili Olduğunu Gösterir Belge(Sicil Tasdiknamesi)
5. Gerekli Görülen Diğer Belgeler

Ödemelerin Gaziantep Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğü’ne ait ilgili T.C. Ziraat Bankası TR02 0001 0000 4200 0010 0054 32  IBAN numaralı hesabına her bir temsilci için ayrı ayrı olmak üzere yatırılmalı ayrıca; ödeme açıklamasında “Kooperatif Unvanı - Bakanlık Temsilcisi Ücreti” ibarelerinin belirtilmesi gerekmektedir.

2024 yılı içerisindeki Genel Kurullarda “1 (Bir) Bakanlık Temsilcisi” Ücreti
 

Mesai İçi    : 903,21 TL (dokuzyüzüçTürkLirasıyirmibirKuruş) 
Mesai Dışı : 1083,80 TL (binsekseüçTürkLirasıseksenKuruş)
Bilanço: 360,10 TL (üçyüzaltmışTürkLirasıonKuruşu)           
Gelir Tablosu: 171,90 TL (yüzyetmişbirTürkLirasıdoksanKuruş)     

Toplantı Bitiminde Müdürlüğümüze Verilecek Belgeler
Gündem, Taahhütlü Davet mektubu Listesi ve/veya Elden İmza Karşılığı Tebliğ Listesi, Toplantıya Katılanlar Listesi ve Toplantı Tutanağı, Yönetim Kurulu Faaliyet Raporu, Denetim Kurulu Raporu, Bilanço, (360,10 TL Damga Pulu Karşılığı Bağlı bulunan Vergi Dairesine Yatırılacak Makbuz), Gelir Gider Farkı Cetveli (Gelir Tablosu) (171,90 TL Damga Pulu Karşılığı Bağlı bulunan Vergi Dairesine Yatırılacak Makbuz), Bilgi Formu, Tahmini bütçe.

Dikkat Edilecek Hususlar
Yeni seçilen ve görevden ayrılan Yönetim Kurulu Başkan ve Üyeleri ile varsa Müdürlerin; 3628 sayılı Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Kanunu'nun 2 nci, 6 ncı ve 10 uncu maddeleri ile Bakanlığımız Kooperatifçilik Genel Müdürlüğünün 2016/7 sayılı Genelgesi gereğince göreve başlama veya bitiş tarihini izleyen 1 (bir) ay içerisinde mal bildirimlerini Müdürlüğümüze beyan etmek zorundadırlar. 
Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği gereğince genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgeleri, toplantıyı takip eden 15 (onbeş) gün içerisinde KOOPBİS sistemine yüklemeleri gerekmektedir. Yükümlülüklere aykırı hareket eden yönetim kurulu üyelerinin her birine, her bir yükümlülük için ayrı ayrı olmak üzere idari para cezası uygulanacaktır.

Gerekli Evrak Örnekleri

Bakanlık Temsilcisi Talebi
Bakanlık Temsilcisi Talebi (Erteleme Toplantısı)
Genel Kurul Tehir Tutanağı
Genel Kurul Toplantı Tutanağı
Genel Kurul Toplantı Tutanağı (Erteleme Toplantısı)
Bakanlık Temsilcisi Raporu
Gündem Örneği
Kooperatif Genel Durum Bildirim Formu
Mal Beyanı Bildirim Formu
Mal Bildirim Dilekçe Örneği
Yönetim Kurulu Faaliyet Raporu
Denetim Kurulu Faaliyet Raporu
Vekaletname Örneği